毕业后档案长期个人持有之法律应对路径探析
毕业生离校后，人事档案长期滞留于个人手中的情形在实践中并不鲜见。此行为虽可能出于无意，却已实质构成对档案管理法定秩序的违反，并可能对当事人未来的职业发展与社会权益保障构成潜在风险。从法律视角审视，亟需明晰其性质、后果及规范化处置方案。
我国现行《档案法》及《流动人员人事档案管理暂行规定》等法律法规构筑了人事档案管理的基本框架。依据规定，人事档案属于国家法定保密文件，其管理权责归属于具备人事管理权限的机构，如县级以上公共就业和人才服务机构、国有企事业单位等。个人不具备保管本人或他人人事档案的资格，长期自行持有档案，导致档案脱离组织监管，即形成所谓的“死档”。此状态不仅使档案材料的真实性与连续性无法得到权威认证，更直接违反了档案转递必须通过机要交通或派专人送取、严禁个人自带和转递的强制性规定。
此种行为所引发的法律与实务后果是多层面的。首要在于权益保障的悬置。档案是记载个人学习经历、工作履历、政治审查、奖惩情况等信息的核心载体，是办理职称评审、公务员招录、国企入职、政审、退休核定等关键事务的法定依据。档案若未存入合法管理机构，相关单位有权拒绝接收或认可其内容，导致当事人无法正常完成上述手续，合法权益难以实现。自行保管易引发档案材料的涂改、遗失、损毁或信息泄露风险。一旦发生争议，个人将难以自证清白，可能承担相应的不利法律后果。从行政管理角度，当事人可能因违反档案管理规定而受到批评教育，在特定情况下，若因档案问题造成严重后果，亦不排除承担相应责任。
为解决此一困境，当事人应主动采取以下合规步骤，以完成档案的法定化托管：
第一，立即停止自行保管状态，并对档案袋的密封完整性进行自查。切勿拆封已密封的档案，私自拆封将严重破坏档案的保密性与真实性，补救程序将极为复杂。
第二，联系原档案转出单位，通常是毕业院校的毕业生就业指导部门，说明情况，申请核实档案材料内容并重新进行审核、密封。学校有责任对由其转出的档案材料负责。
第三，确定具备人事档案接收资质的机构。一般而言，户籍所在地或工作单位所在地的县级以上（含县级）公共人才服务中心是接收流动人员人事档案的法定主体。若现工作单位系具备人事管理权限的国有机关或企事业单位，亦可申请由单位人事部门接收管理。
第四，办理档案转递。在档案经原单位重新密封后，必须严格按照规定程序，通过机要通信或由接收单位派专人提取的方式进行转递，杜绝再次个人携带。当事人需配合接收机构完成档案材料的审核与入库手续。
第五，完成托管后，应妥善保管存档机构出具的《存档证明》或相关凭证，以备日后查用。若在联系原单位或接收机构过程中遇阻，可向当地人力资源与社会保障行政部门进行政策咨询或寻求协助。
人事档案绝非个人可随意处置的普通文件，其管理具有鲜明的公共属性与法律强制性。毕业生档案长期自持，实为一种亟待纠正的权利休眠状态。唯有积极依循法定渠道，将档案移交至指定管理机构，方能激活其法律效力，为个人的长远发展奠定坚实的制度保障基础。
